Cómo preparar una reunión de negocios

 

Hoy les daré algunas recomendaciones acerca de cómo preparar una reunión de negocios.  Reunión es un término sumamente amplio pero en este caso lo emplearé para refererirme a aquellos encuentro/s con una o varias personas en los que se debe discutir una posible transacción financiera en la forma de un intercambio de bienes y/o servicios.

No es lo mismo una reunión de negocios que con personal dentro de nuestra propia empresa y si bien la primera puede desarrollarse en nuestro lugar de trabajo, esto no es un requisito imprescindible. Existen muchas opiniones acerca de la mejor manera de preparar una buena reunión y creo que muchas de ellas tienen gran validez al basarse en experiencias  reales. Sin embargo creo que al final del día solo ustedes saben lo que es mejor para su negocio.

Preparar una buena reunión implica considerar varios factores pero los más importantes son el tiempo y el lugar. No es lo mismo una reunión matutina que una vespertina o nocturna ni tampoco una que se desarrolla en un restaurante que una que tiene lugar en una oficina. Cada reunión es única, e incluso si ya han tenido trato previo con la persona deberán tener en cuenta que su estado anímico puede haber cambiado considerablemente desde la última vez que la vieron por una cantidad de factores que escapan a su control

Preparación y estrategia

Cada persona reaccionará de forma distinta a una reunión y puede que haya muchas que se incomoden fácilmente. Lo esencial es proyectar una imagen de calma, solidez y confianza, demostrando conocimiento del tema en cuestión y hacer sentir cómodo a los que los escuchan para que puedan realizar todas las preguntas que deseen sin temor.

Si van acompañados por empleados u otros miembros de su equipo de trabajo es esencial que hayan establecido cierta coherencia respecto al tema en cuestión y que en ningún momento emerjan discrepancias en las opiniones presentadas frente al cliente.

Si la reunión incluye una presentación, manténganla corta, en lo posible sin extenderse más de 10-15 minutos y si es necesario ir más allá, hagan breves pausas para que los espectadores puedan descansar la vista y volver a concentrarse ya que la atención comienza a disminuir drásticamente luego de ese período de tiempo.

Es ideal que hayan bebidas disponibles, tanto frías como calientes y también snacks ligeros. No recomiendo realizar una comida completa ya que esto puede disminuir significativamente la atención sobre ustedes. Sin embargo si se trata de una negociación ardua y compleja, es claro que van a necesitar tiempo para recargar energías.

Nuevamente, la decisión está en ustedes pero les recomiendo tratar de obtener toda la información posible acerca de las personas con las que se reúnen, sus gustos y hacerlos sentir cómodos y bien tratados ya que esto podría ayudar al buen desarrollo de la reunión.

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