Cómo preparar un retiro de negocios

Un retiro de negocios puede ser la forma ideal de planificar una estrategia, lograr que los empleados se conozcan mejor, ayudar a mejorar las relaciones entre los distintos niveles de management y muchos otros propósitos muy útiles. Sin embargo para que el retiro resulte exitoso, la preparación es esencial. Por eso hoy les hablaré de cómo preparar un retiro de negocios.

Es importante que todos estos ítems estén resueltos mucho antes de que el retiro comience ya que la improvisación afectará la imagen del organizador, mostrando que no previó posibles eventualidades ni tuvo la capacidad de determinar que era necesario para hacer que los concurrentes se sintiesen cómodos y a gusto con las actividades.

Recuerden,  un retiro bien preparado redundará en una dinámica de grupo más eficiente y eficaz y podría ser la diferencia entre el fracaso y el éxito en uno o varios proyectos. También los ayudará a identificar a aquellos que no se ajustan bien a las dinámicas grupales y a tratar de ayudarlos a integrarse o buscarles una nueva posición que aproveche mejor sus talentos.

La preparación es la clave del éxito

Elijan la meta de antemano : El retiro puede tener muchas funciones, desde programación de futuras tareas, planificación estratégica, ejercicios en equipo o simplemente dejar que todos se diviertan y se conozcan mejor. Sea cual sea el objetivo, este debe estar definido claramente antes que nada y servir de base para organizar las actividades a realizar en el retiro.

Calculen bien el presupuesto: Un retiro exitoso tiene en cuenta hasta el último gasto a realizar e intenta no dejar nada librado al azar. Desde los gastos de viaje, el hospedaje y la comida y otros particulares, todo debe ser cuidadosamente analizado. Comparen precios, investiguen, pidan consejos pero no se queden nunca con la primera opción.

Planeen con bastante anticipación: Tener mucho tiempo de planificación minimiza la posibilidad de que surjan problemas imposibles de solucionar. También permite que los invitados puedan ajustar adecuadamente sus agendas sin sufrir contratiempos graves. 6 meses de anticipación es el mínimo indispensable para asegurarse de que todo salga lo mejor posible.

Estén abiertos a sugerencias: Ofrezcan a los invitados la posibilidad de proponer actividades nuevas o modificar algunas de las existentes dándoles la agenda preliminar del retiro con suficiente tiempo para poder modificarla.

Elijan un buen lugar: Dado que la mayoría de los retiros son obligatorios, deben tratar que los invitados estén lo más cómodos posible para evitar generar resentimiento. Para lograr esto infórmense bien acerca de las prestaciones que el hotel o la propiedad que elijan ofrece y en lo posible inspecciónenla personalmente antes del retiro.  Elijan la que proporcione la mejor experiencia y no la de menor costo, ya que lo barato termina saliendo caro.

Ofrezcan actividades opcionales: Dado que no todo los miembros del grupo tienen gustos similares, intenten ofrecer una variedad de de actividades opcionales  que se ajusten a los gustos de todos. Esto garantizará que todos tengan algo que hacer y que nadie se sienta dejado de lado.

Comiencen de manera informal: Antes de dar inicio a las actividades ofrezcan un desayuno o una cena la noche anterior para ayudar a disminuir posibles tensiones. Esto hará que la gente se sienta más cómoda y presente un ánimo más positivo a la hora de contribuir a las actividades.